超基本!仕事で生産性が高い人の特徴と共通点

photo by John Goode

仕事をしていると同じ業務をやっていても生産性の高い人というのは明らかに結果やスピードが違うもの。

ただ単にスピードが早いというだけでなく、複数のタスクをこなし、課題に対して先回りして対応しているなど、処理していく量も質も大きく異なるものです。

今回はそんな「生産性が高い人の特徴」について考察してみました。

面倒なことを後回しにしない

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photo by Markus Spiske

仕事で面倒なことがあるとつい「今は考えがまとまらないから後で」「今は十分時間が取れなそうだから後で」と後回しにしがち。

しかし、よく言われるように、面倒なことや困難な仕事ほど先に終わらせることが大切。

そうすることで次の仕事がよりやり易く感じ、業務全体がスムーズに進められます。

後回しにすること自体が非効率になることも

後回しにしてしまうこと自体が業務の効率性を損なうことも。

例えば、仕事の内容を確認してみて、やっぱり面倒だからと後回しにしてしまえば、後からやり直す時にまた書類を読み直したりファイルを開き直したりしなければならず、手間が二度発生してしまいます。

また、いざやろうと思ったら、実はもっと先に下準備が必要だったことに気づくことも多く、そんな時に限って準備に協力してもらうべき担当者が外出中。結局期限までに完遂できなかったということもよくあるケースです。

他部署との連携が必要な仕事や熟考する必要がある仕事など、ややこしい仕事はできるだけ優先的に取り組み、その後余裕を持って他の仕事をコントロールすること。

面倒な事を後回しにしないこの仕事の進め方が生産性が高い人の特徴と言えるでしょう。

事前準備・スケジューリングをしっかり行う

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photo by Betsy Weber

仕事は段取りが8割と言われるように、効率よく仕事をこなしていくためには事前の準備やスケジューリングがとても大切。

これらが出来るか出来ないかで期間は同じでも成果は大きく異なるものです。

例えばどんなに話が上手い人でも、商談や打ち合わせの準備を怠れば、その場はスムーズに進行しても、あとで確認しなければならなかったことや言わなければならなかったことなどが出てきて、結局は後日問い合わせなどの手間が発生してしまいます。

また、うまくスケジューリングができなければ期日が守れなかったり、準備や調整ごとが伸び伸びなってしまって、取引先や関係各所に迷惑をかけてしまいます。

基本的なことだが実はとても難しいこと

一見、当たり前のことのように見えますが、多くのビジネスマンがつまずきやすいのがこの2つ。

特に自分で仕事の量の調節ができにくい、若手のビジネスマンはなかなか思うようにいかず苦労することも多いものです。

次の仕事の準備と業務全体のスケジューリングがしっかりとできること。

これが仕事の生産性が高い人のほとんどに共通する、最重要なポイントです。

一度に多くの仕事を抱え込まない

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photo by Michael_P

人間の脳は一つのことに集中すると、その他で抜け落ちる点が生じるものです。

一度に複数の仕事を並行させようと思うと、そのどちらにも些細なミスを犯してしまい、結局達成できないということも多いのです。

生産性の高い人はまずは優先順位をつけて、1つのタスクを集中して終わらせます。

どちらも大切だと思ったら、誰かに依頼できる仕事は他人に任せてしまいます。

「No」という勇気も大切

また、業務の依頼が重なり、どうしても処理しきれない場合には「No」という勇気も必要です。

できないのに「やってみます」「努力します」と引き受けると、全体の仕事が遅延し、依頼者を散々待たせたりミスが見つかったりと周囲に迷惑をかけることにつながります。

最初から「今日中には無理です、明日ではだめでしょうか」と言える人こそやるべきことをしっかりと把握して取組んでいる人であり、生産性を考えて仕事をしていることになるのです。

会議の時間にメリハリをつける

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photo by Simon Blackley

日本人は会議が好きで、ただ集まってダラダラと問題点を話し合うだけで長時間を過ごすことが多くなりがちです。

一日中会議に追われ業務が進まないということはよくあること。

会議に追われて次の会議の準備がうまくできず、会議が充実しないのであればもはや皮肉でしょう。

効率的な会議を行うために重要なことは準備をしっかりとしてメリハリをつけること。

会議を行う場合には最初に会議のゴール(成果)と終了時間を設定しておき、その時間になってもまとまらない(ゴールにたどり着かない)ようならばもう一度仕切り直しを図るべきでしょう。

さらに、会議の前には議題を公表しておき、最初から提案と議論ができる様にしておくこともコツです。

生産性が高い人の会議はこのようなやり方により、限られた時間でしっかりと成果を上げていきます。

会議を入れる時間帯も重要

また、会議を入れる時間帯もまた重要です。

例えば、終業時間ギリギリまで会議を入れてしまうと、会議が少しでも長引けばすぐに残業となり、終了後に夜遅くに疲れた頭で残務を行わなければならなくなります。

そうして残務を翌日に回せば翌日の業務が詰まることにもなり、効率性がどんどん損なわれていきます。

このような事態を避けるために、自分の仕事と会議の時間にメリハリをつけることが大切。

会議との上手な付き合い方は仕事の生産性を上げるためにとても重要です。

周囲をうまく活用することができる

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photo by Eva Holm

自分自身だけではなく周りの人を活かせることも生産性が高い人の特徴の一つ。

量が多い仕事をうまく周囲に振り分けたり、より業務に精通している人に対応や調整を頼んだりと、生産性が高い人は周囲をうまく活用して仕事を進めていきます。

何でもかんでも自分でやってしまおうとする人はいつか業務の量も質も頭打ちになってしまうもの。

自分の立場や役割に応じて効果的に周囲の人を活用することが何より大切です。

自分で簡単にできることでさえ極力誰かに任せることにより、時間と思考に余力を作り、自分にしかできないことやアイデアが必要な仕事など、よりレベルの高い業務に労力を割くことができます。

このように、周囲をうまく使い、周囲の人の能力をうまく活用することで生産性は上がり、業務の成果を最大化することができます。

目標・ゴールを見失わない

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photo by peterkennyone

会社という組織の中で仕事をしていると日々色々な出来事が起こり、様々な人間関係や利害関係、関連部署や取引先との調整ごとや突発的なトラブルなどの中で業務を進めていかなければなりません。

時には色々な仕事や対応ごとが重なるあまり、仕事の優先順位や自分や自組織が果たすべき役割が曖昧になってしまったり、判断を付けづらくなってしまうこともあるものです。

そんな時に大切になるのが、自分自身や自部署が設定した目標・ゴールを見失わないこと。

これを見失わなければ、どんな状況に置かれても仕事の優先順位や意思決定をする際の判断軸となり、周囲の様々な意見や、自分自身の根拠のない感情などに流されずに済みます。

また、一つの目標・ゴールを目指すことで、それの達成に直結する業務、しない業務を取捨選択することができ、結果として効率的な業務遂行につながります。

このように、生産性が高い人は目標・ゴールを判断軸とし、それに向かって最短距離で仕事をすることができます。

おわりに

あなた自身や周りの同僚の方に当てはまるものがありましたでしょうか?

ぜひ今後の働き方の参考にしていただけたらと思います。

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